Методика поиска в Российском государственном военно-историческом архиве по своей логике не отличается от поиска в других военных архивах. Изначально изучаются фонды коллекций, связанных с учётом личного состава, наградами, безвозвратными потерями и т.п. Если известна часть, обычно привлекаются также фонды самих частей.

Перечислю основные коллекции, в которых проводится поиск. В первой группе фондов собраны послужные списки офицеров, поэтому эти фонды привлекаются к исследованию в первую очередь:

• Послужные списки, аттестации и наградные листы офицеров русской армии (ф. 409) – ключевой фонд, в котором хранятся послужные списков русских генералов и офицеров середины XIX – начала XX в. В фонде насчитывается более 250 тысяч единиц хранения, которые, как правило, были извлечены из личных дел военнослужащих при уничтожении этих материалов.
• Формулярные списки и другие документы о службе личного состава русской армии (ф. 489) – содержит формулярные списки и другие материалы по службе генералов, офицеров и чиновников русской армии XVIII – XIX в.
• Офицерские сказки и другие документы о службе личного состава русской армии (ф. 490) – содержит офицерские сказки (т.е. послужные списки) офицеров русской армии конца XVII – начала XIX в.
• Списки, истории болезней и свидетельства о ранениях солдат, офицеров и военных чиновников (ф. 16096).

Послужные списки, а также наградные листы, аттестации и дела о пенсиях могут также находиться в ф. 400 «Главный штаб».

Зачастую в составе этих коллекций находятся формулярные списки не за самую последнюю дату, и поэтому фиксировать биографию человека не за весь период его службы. Более поздние документы могут находиться в фондах частей.

В двух фондах (ф. 407 и 408) хранятся списки генералов и офицеров по старшинству XVIII – начала XX вв. (в ф. 408 – конца XIX – начала XX вв.). Стоит иметь в виду, что многие списки по чинам от капитана до генерала издавались разной периодичностью во второй половине XVIII – начале XX в., поэтому нужную информацию можно найти и в библиотеке.

В РГВИА хранятся также метрические книги военного ведомства, составляющих ф. 16028 и 16290. Значительная часть из них находится на хранении в г. Ялуторовске Тюменской области.