Ориентироваться по фонду можно с помощью описи, в которой перечислены все дела в фонде. К каждому фонду существует своя опись, иногда их бывает несколько (в некоторых случаях даже десятки или сотни).

Архивная опись отражает организацию дел внутри фонда. Дела обычно объединяются внутри фонда в соответствии со структурой организации или содержанием архива частного лица, которые сдали свои документы на хранение. Описи могут быть также сформированы по темам или видам документов, населённым пунктам и т.п. Внутри этих делений документы обычно располагаются в хронологическом порядке.

Если фонд большой, то описи в нём могут различаться по структурному или содержательному принципу, а также содержать документы разных лет или периодов. Например, в составе фонда Департамента герольдии Правительствующего Сената (фонд 1343 Российского государственного исторического архива) есть опись 15, содержащая документы Гербового отделения Департамента, описи 40 и 41, содержащие дела о потомственном и личном почётном гражданстве, опись 51 с родословными книгами и т.п. Иногда документы, переданные в более позднее время (например, метрические книги, присоединённые к фонду духовной консистории после передачи документов из ЗАГС), образовывают отдельные дополнительные описи.

В Центральном архиве Министерства обороны многие описи в фондах частей (особенно полков) – сдаточные. Они создавались при передаче из штаба армии в архив и имеют сквозную нумерацию, например, 7800с или 112945с.

В описи обычно присутствуют следующие элементы:

1) номер дела (по которому и осуществляется заказ дела);

2) заголовок дела и в некоторых случаях его аннотация;

3) крайние даты документов в деле;

4) количество листов в деле.

В разное время существовали разные принципы описания документов, поэтому описи разного периода включают в себя разный объём информации. Вот пример описания дела 1654 г. из фонда Малороссийского приказа Российского государственного архива древних актов, опись которого была составлена в дореволюционный период (РГАДА. Ф. 229. Оп. 1. Д. 23):

Список с письма гетмана Богдана Хмельницкого к государю царю Алексею Михайловичу о присяге России на вечную службу и подданство и о том, что турецкий султан готов идти войной на Россию.

Крайние даты документов и количество листов в деле также являются очень важными элементами описи (хотя они имеются далеко не везде). Например, крайние даты списков рядового и сержантского состава в документах какой-либо части в Центральном архиве Министерства обороны, если нам известно, когда погиб разыскиваемый человек, позволяют понять, нужно ли заказывать это дело или нужного нам человека там уже не будет. Количество листов в отношении разного рода списков (например, мещанских списков или ревизских сказок) даст понять, нужно ли заказывать это дело в первую очередь: дела небольшого объёма обычно представляют собой фрагменты или обобщающие материалы, и их изучают по остаточному принципу.