Центральным понятием архивного дела является архивный фонд. В архивоведении он определяется как совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица, которое называется фондообразователем.

Поясню, что такое фондообразователь. Например, я, Александр Воробьёв являюсь директором компании «Genealogic». При передаче в архив все те материалы, которые имеют отношение ко мне (к примеру, эти статьи или другие работы, которые я написал) попадут в личный фонд А.А. Воробьёва, тогда как документы компании «Genealogic», будь то приказы по кадрам или методички для наших сотрудников войдут в фонд Общества с ограниченной ответственностью «Genealogic».

Таким образом, архивный фонд может быть фондом государственного учреждения (например, Московское губернское по крестьянским делам присутствие или Верховный совет СССР), коммерческой организации (Товарищество Никольской мануфактуры «Саввы Морозова сын и Ко»), общественной организации (Русское историческое общество, Союз журналистов СССР), одного человека (Ключевский Василий Осипович, Твардовский Александр Трифонович) или целого рода (Бобринские, Толстые).

Архивные фонды могут быть и объединёнными. Они могут включать в себя, например, документы нескольких государственных учреждений, являющихся правопреемниками, или нескольких членов рода.

Кроме того, существуют архивные коллекции, которые формируются из отдельных архивных документов, имеющих общие признаки. Наиболее часто встречающимися в генеалогической практике коллекциями являются коллекции метрических книг или документов церквей какой-либо губернии или уезда. Существуют архивные коллекции, образованные по разным принципам, например, коллекция «Монастырские дела», объединяющая разрозненные документы монастырей XVII в. в Российском государственном архиве древних актов, или коллекция документов партизанского движения по Тульской области в период Великой Отечественной войны в Государственном архиве Тульской области.

Кино- и фотодокументы могут также иметь нефондовую организацию, объединяясь по видам или внешним признакам, например, фильмы, киножурналы, отдельные сюжеты и т.д.

Любой архивный фонд имеет своё название. В качестве названия используется последнее наименование его фондообразователя. Например, в Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга имеется фонд «Петроградская духовная консистория». Ранее это учреждение носило название Консистория епископа Санкт-Петер­бургского, Шлиссельбургского и архимандрита Свято-Троицкого Александро-Невского монастыря и Санкт-Петербургская духовная консистория. Для личных и семейных фондов используется фамилия и титул или звание: «Самарины, дворяне».

Каждому архивному фонду присваивается определённый номер. При этом учёт документов дореволюционного периода ведётся отдельно от документов советского периода, а также от документов партийных организаций. Документы советского периода имеют индекс «Р», например, фонд Р-390 «Пензенский уездный исполнительный комитет советов рабочих, крестьянских и солдатских депутатов». Документы партийных организаций имеют индекс «П», например, фонд П-4 «Новосибирский обком КПСС». Иногда фонды дореволюционного периода записываются с индексом «Ф», например фонд Ф-1 «Киевское губернское правление».

Номера фондов, которые были переданы в другой архив, уничтожены или объединены, остаются свободными.

В списке архивных фондов, который приводится, например, в путеводителе, для каждого фонда содержится указание на крайние даты документов, содержащихся в фонде. Они необязательно совпадают с датами существования учреждения или организации: самые ранние документы могут не сохраниться, самые поздние – появиться уже после ликвидации учреждения. Например, фонд духовной консистории может содержать клировые ведомости, которые были созданы уже после упразднения духовных консисторий, однако органически относятся именно к этому фонду.