Ревизские сказки помещичьих крестьян составлялись в трёх экземплярах, других сословий – в двух. Один экземпляр откладывался в учреждениях уездного уровня (в зависимости от периода — в воеводских канцеляриях, земских судах, уездных казначействах, а в городе — в учреждениях городского управления); другой — в губернских учреждениях (в провинциальных канцеляриях, наместнических правлениях, казенных палатах). Третий экземпляр ревизий крепостных крестьян откладывался в помещичьем или вотчинном архиве.

Порядок составления ревизских сказок определил и фонды архивов, где они находятся сейчас. Хотя в архивах могли происходить многочисленные перемещения, логика их хранения всё же прослеживается.

Ревизские сказки, начиная с IV ревизии 1782 г., составлялись губернскими учреждениями. В каждой губернии создавались специальные органы – казённые палаты, в обязанности которых входило ведение учёта населения. Именно фонды казённых палат необходимо изучать в первую очередь при выявлении ревизских сказок. Во многих архивах фонды казённых палат представляют собой основное место хранения ревизий, куда зачастую переданы дела из других фондов.

Однако не везде ревизские сказки находятся только в фонде казённой палаты. Как я уже говорил выше, второй экземпляр ревизий хранился на уездном уровне, поэтому ревизские сказки могут находиться в составе фондов уездных казначейств (такая ситуация, например, в Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга). Ревизии мещан могут находиться в органах городского или сословного управления – в городской думе или мещанской управе.

Что касается расположения ревизских сказок в архивах по современному административному делению, стоить отметить, что эти документы (в отличие от метрических книг) обычно не передавались из архива в архив. Поэтому фонды казённых палат нужно искать в архивах бывших губернских городов (например, ревизские сказки Белгородской области хранятся в Государственном архиве Курской области). Фонды уездных казначейств, городского и сословного управления обычно находятся в архивах тех областей, куда в настоящее время входят эти города.

Кроме того, в личных фондах помещиков могут сохраниться отдельных ревизские сказки по их владениям. Однако обычно это дела по отдельным деревням за несколько лет, зачастую даже лишь сводные ведомости. Личные фонды могут находиться как в областных архивах (причём не обязательно интересующей вас области), так и в центральных. Помочь найти нужный фонд может справочник «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР» на сайте «Архивы России» (в онлайн-версии все устаревшие названия архивов заменены на современные).

Сохранность ревизских сказок в разных архивах сильно различается. В некоторых (например, Государственном архиве Новгородской области, ряде архивов Украины) фонд казённой палаты утрачен полностью, в других фондах их также почти нет. Однако в большинстве архивов сохранность ревизских сказок довольно полная, что позволяет проследить родословную по документам областных архивов до 1780-х гг. (при этом в ревизских сказках могут упоминаться люди, родившиеся в конце XVII века).