Как мы попадаем в архивы

Согласно действующему законодательству России и других стран, где мы работаем (страны СНГ, Балтии, Польша), любой человек имеет право получить доступ к архивным документам и работать с ними в читальном зале архива. Правда, здесь существуют определённые ограничения, связанные с тайной личной жизни, по-разному определяемые законодательством разных стран. В частности, для работы в архивах Украины и Белоруссии требуется нотариально заверенная доверенность от заказчика, разрешающая сбор сведений о его предках. Кроме того, ограничения действуют для документов, составляющих тайну личной жизни и хранящихся в ведомственных архивах. Для доступа к ним требуется зачастую не только доверенность, но и подтверждение родства.

Для работы в каждом архиве мы составляем письмо-отношение на имя директора архива. В этом письме указывается тема работы, её хронологические и географические рамки.

Таким образом, мы работаем в архивах официально, однако в большинстве случаев нашим специалистам удаётся установить с сотрудниками архива доброжелательные отношения и работать так, чтобы это было удобно и нам, и сотрудникам (это касается выдачи дел, копирования и т.д.). Это возможно благодаря тому, что в некоторых архивах наши специалисты бывают по нескольку раз в году (а в некоторых – и по нескольку раз в месяц), и мы ориентируемся на выстраивание отношений долговременного сотрудничества с этими учреждениями.

Итак, специалист приезжает в тот или иной архив. Первым делом он изучает описи фондов, содержащих генеалогическую источники, и определяет, какие документы необходимо заказать.

Дальше он заказывает дела и начинает их полистный просмотр, выявляя сведения о лицах с нужной фамилией или подходящими именем и отчеством (в случае, если мы имеем дело с бесфамильными).

Если архив разрешает копирование, мы заказываем копии. Наиболее распространено сейчас копирование своим фотоаппаратом, хотя иногда архив делает копии сам, в виде фотографий, сканов или ксерокопий.

Командировки в архивы

Основу наших исследований составляют командировки в архивы. Моей принципиальной позицией и отличием нашей компании от конкурентов является то, что мы ориентированы прежде всего на работу наших штатных специалистов, которые ездят в командировки в архивы, а не на работу по переписке или привлечение местных специалистов. Такая направленность позволяет обеспечить единое качество исследований в соответствии со стандартами, существующими в нашей компании, и точное соблюдение сроков исследований.

Работа в Москве и Петербурге осуществляется несколькими рабочими группами. Так, в Москве у нас имеется группа, изучающая документы Центрального исторического архива Москвы (ЦИАМ). Отдельные специалисты работают в архивах, отличающихся спецификой документов, например, в Российском государственном архиве древних актов (РГАДА) или военных архивах: Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА), Российском государственном военном архиве (РГВА), Центральном архиве Министерства обороны РФ (ЦАМО).

Рабочая группа в Петербурге работает во всех основных архивах города: Российском государственном историческом архиве (РГИА), Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб.), Центральном государственном архиве Санкт-Петербурга (ЦГА СПб.).

Помимо всего прочего, московские и питерские сотрудники получают иногда документы из ЗАГС и организаций, хранящих домовые книги, по доверенности от заказчика.

Работа с внешними архивными специалистами ведётся нами лишь в тех случаях, когда это более предпочтительно, чем другие варианты, например, документы архива закрыты или к ним имеется ограниченный доступ. Кроме того, мы сотрудничаем с некоторыми специалистами, которые являются признанными экспертами в своей области.

Запросы в архивы не являются в нашей компании основным способом получения информации. Мы прибегаем к переписке с архивами лишь в отдельных случаях. Это касается, в основном, отделов ЗАГС и районных архивов в отдалённых регионах. Кроме того, обычно посредством переписки ведётся работа с архивами ФСБ, Информационными центрами МВД и другими ведомственными архивами.