Любой архив имеет научно-справочный аппарат (НСА), т.е. систему справочников, содержащих информацию о документах этого архива. Кроме того, научно-справочный аппарат существует и на уровне Архивного фонда Российской Федерации (равно как и на уровне Национальных архивных фондов Украины и Республики Беларусь) – в виде межархивных справочников и других изданий.

Архивные справочники составляются на единой методической основе, а потому позволяют быстро и эффективно находить нужную информацию.

Рассмотрим основные виды научно-справочного аппарата в том порядке, как обычно они и используются.

Путеводитель

Путеводитель – это вид архивного справочника, в котором содержатся краткие сведения о фондах архива (или нескольких архивов).

В виде краткого справочника или подробного описания путеводители существуют ко всем федеральным и региональным архивам. Однако многие из них были изданы в советский период и могут не полностью отражать содержание фондов архива. Однако ведётся постоянное обновление путеводителей по архивам, множество прекрасных изданий было издано в последние годы.

Все путеводители по федеральным архивам и значительная часть путеводителей по региональным архивам России указаны на сайте «Архивы России». Путеводители по украинским архивам перечислены на сайте «Архивы Украины», по белорусским – на сайте «Архивы Беларуси». Там же можно многие путеводители в электронном виде.

В путеводителе всегда разделяются фонды дореволюционного периода от фондов советского и современного периода. Иногда могут также дополнительно выделяться фонды периода Временного правительства и Белого движения.

Остановлюсь подробнее на типичной схеме построения путеводителя по региональному архиву, указав разделы, в которых описаны документы с генеалогической информацией:

• Органы власти и государственного управления – губернское правление, волостные правления (посемейные списки).
• Органы сословного, городского и земского самоуправления – дворянские собрания (дела о дворянстве, дворянские родословные книги), городские думы и мещанские управы (мещанские списки и различные дела о мещанах).
• Органы полиции и жандармерии
• Органы суда и прокуратуры
• Учреждения военного управления – рекрутские присутствия, присутствия по воинской повинности
• Органы финансово-хозяйственного управления и статистические учреждения – казённые палаты, уездные казначейства (ревизские сказки, мещанские списки и т.д.), губернские статистические комитеты (документы Всероссийской переписи 1897 г. и Сельскохозяйственной переписи 1917 г.)
• Промышленные и торговые организации и учреждения
• Учреждения просвещения, культуры и медицины – средние и высшие образовательные учреждения (личные дела, списки учителей и учащихся)
• Религиозные учреждения – духовные консистории, фонды церквей (метрические книги, исповедные росписи, клировые ведомости), духовные правления (дела о священно- и церковнослужителях).
• Общественные организации
• Фонды личного происхождения и архивные коллекции – коллекции метрических книг.

Фонды путеводителя могут описываться как отдельно, так и по группам. Обычно описание включает в себя название фонда, крайние даты документов, содержащихся в нём, краткую историческую справку о фондообразователе. Главная часть – это список документов с их аннотациями. Хорошо составленное описание позволяет оценить, помогут ли документы этого фонда в исследовании.

В конце путеводителя обычно находится список неаннотируемых фондов. В путеводителях, изданных в советский период, на него необходимо обращать особое внимание, так как туда часто выносились фонды духовных консисторий, церквей и коллекции метрических книг.