Каталоги, картотеки, базы данных

Ещё одним компонентом научно-справочного аппарата архива являются каталоги. Они похожи на библиотечные и имеют примерно ту же структуру. Каталоги бывают систематическими (составленными по отраслям знания), географическими (по населённым пунктам), именными (по именам известных деятелей). Несмотря на то, что каталоги в архивах иногда весьма обширны, в генеалогических исследованиях они помогают достаточно редко, поскольку составлялись для других целей и не охватывают нужных нам документов. Особенно это касается именных каталогов: как правило, он включает в себя лишь имена известных деятелей. Рассчитывать на то, что там удастся найти имена своих предков-крестьян, не стоит. Географический каталог, напротив, может помочь в поисках документов по истории мест.

Архивные картотеки формируются обычно на базе делопроизводственных картотек, использовавшихся в самом учреждении. Таких картотек достаточно много в Российском государственном историческом архиве (например, по документам Министерства императорского двора). Известностью пользуется картотека рождений в Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга, охватывающая записи по Санкт-Петербургской губернии с 1905 по 1917 гг. В большинстве случаев картотеки недоступны обычным исследователям и для получения информации из них нужна помощь сотрудников архива.

Во многих архивах создаются автоматизированные базы данных, представляющий собой справочный аппарат к часто используемым документам. Например, в некоторых архивах есть базы данных ревизских сказок, которые позволяют по названию населённого пункта или помещику найти, в каком дела и на каких листах находится описание нужной вам деревни. Подобные базы данных существуют иногда и по метрическим книгам.

Реестры описей

Во многих архивах имеются реестры описей – архивные справочники, которые характеризуют содержание документов, помещённых в каждую опись. Особенно это важно для больших фондов, у которых несколько десятков и даже сотен описей. Такие реестры позволяют определить, по какому принципу дела выделены в разные описи, и понять, какую опись нужно смотреть.

Описи и указатели к фондам

Об описях я уже говорил в одной из прошлых статей. Описи также являются частью научно-справочного аппарата архива.

Указатели охватывать документы одного или нескольких фондов. Он может быть приложением к описи или отдельным документом. Распространены, например, указатели метрических книг, которые представляют собой список населённых пунктов по уездам в алфавитном порядке с перечнем метрик, сохранившихся по каждой церкви (иногда даже с указанием листов, на которых они расположены). Встречаются и указатели к ревизским сказкам, где расписаны населённые пункты, описанные в том или ином деле.