Записи с меткой «опись»

Архивы. Архивный шифр

Каждый документ в архиве имеет архивный шифр, который позволяет найти его. Этот шифр нужен при заказе и дела.

В наших отчётах о генеалогических исследованиях мы обязательно приводим шифр каждого документа в расшифровке копии или выписке. Это позволяет заказчику, если у него возникнут какие-то вопросы по достоверности приведённых сведений, проверить их, например, позвонив в архив и узнав, есть ли там такое дело.

Архивный шифр включает в себя следующие элементы:

  • Название (полное или сокращённое) архива
  • Номер фонда
  • Номер описи
  • Номер единицы хранения (дела)
  • Номер листа в деле

При ссылках на документ архивный шифр может быть расширен: туда может быть добавлено название фонда или заголовок дела.

В некоторых архивах для заказа дела могут потребоваться также дополнительные сведения, например, номер коробки или связки. Этот момент нужно уточнять у сотрудников читального зала при заказе дел. При ссылке на дело в научном или генеалогическом исследовании эти элементы опускаются.

В целом архивный шифр имеет следующий вид:

Государственный архив Тульской области. Ф. 93. Оп. 2. Д. 788. Л. 73об. – 74 или ГАТО, ф. 93, оп. 2, д. 788, л. 73об. – 74.

Он означает, что эта метрическая запись находится на обороте листа 73 и лицевой стороне листа 74 в деле № 788, которое находится в описи 2 фонда 93 «Собрание метрических книг Тульской и Калужской губерний». Сам фонд хранится в Государственном архиве Тульской области.

Документы некоторых архивов могут иметь особенности в отношении шифров.

Например, некоторые фонды Российского государственного архива древних актов, сохранили особенности хранения древних государственных учреждений. Поэтому шифр крестоприводной книги в фонде Поместного приказа может быть таким:

РГАДА. Ф. 210. Поместный приказ. Белгородский стол. Кн. 97. Л. 747.

В Центральном архиве Министерства обороны, хотя все фонды и имеют свой номер, при ссылках он обычно опускается, приводится лишь название фонда, т.е. номер части:

ЦАМО. Ф. 456 СП. Оп. 112945с. Д. 32.

ЦАМО. Ф. 72 ГСД. Оп. 2. Д. 6

Архивы. Опись

Ориентироваться по фонду можно с помощью описи, в которой перечислены все дела в фонде. К каждому фонду существует своя опись, иногда их бывает несколько (в некоторых случаях даже десятки или сотни).

Архивная опись отражает организацию дел внутри фонда. Дела обычно объединяются внутри фонда в соответствии со структурой организации или содержанием архива частного лица, которые сдали свои документы на хранение. Описи могут быть также сформированы по темам или видам документов, населённым пунктам и т.п. Внутри этих делений документы обычно располагаются в хронологическом порядке.

Если фонд большой, то описи в нём могут различаться по структурному или содержательному принципу, а также содержать документы разных лет или периодов. Например, в составе фонда Департамента герольдии Правительствующего Сената (фонд 1343 Российского государственного исторического архива) есть опись 15, содержащая документы Гербового отделения Департамента, описи 40 и 41, содержащие дела о потомственном и личном почётном гражданстве, опись 51 с родословными книгами и т.п. Иногда документы, переданные в более позднее время (например, метрические книги, присоединённые к фонду духовной консистории после передачи документов из ЗАГС), образовывают отдельные дополнительные описи.

В Центральном архиве Министерства обороны многие описи в фондах частей (особенно полков) – сдаточные. Они создавались при передаче из штаба армии в архив и имеют сквозную нумерацию, например, 7800с или 112945с.

В описи обычно присутствуют следующие элементы:

1) номер дела (по которому и осуществляется заказ дела);

2) заголовок дела и в некоторых случаях его аннотация;

3) крайние даты документов в деле;

4) количество листов в деле.

В разное время существовали разные принципы описания документов, поэтому описи разного периода включают в себя разный объём информации. Вот пример описания дела 1654 г. из фонда Малороссийского приказа Российского государственного архива древних актов, опись которого была составлена в дореволюционный период (РГАДА. Ф. 229. Оп. 1. Д. 23):

Список с письма гетмана Богдана Хмельницкого к государю царю Алексею Михайловичу о присяге России на вечную службу и подданство и о том, что турецкий султан готов идти войной на Россию.

Крайние даты документов и количество листов в деле также являются очень важными элементами описи (хотя они имеются далеко не везде). Например, крайние даты списков рядового и сержантского состава в документах какой-либо части в Центральном архиве Министерства обороны, если нам известно, когда погиб разыскиваемый человек, позволяют понять, нужно ли заказывать это дело или нужного нам человека там уже не будет. Количество листов в отношении разного рода списков (например, мещанских списков или ревизских сказок) даст понять, нужно ли заказывать это дело в первую очередь: дела небольшого объёма обычно представляют собой фрагменты или обобщающие материалы, и их изучают по остаточному принципу.

Как мы работаем: командировки и работа в архивах

Прежде всего, отвечу на вопрос, как мы попадаем в архивы. Согласно действующему законодательству России и других стран, где мы работаем (страны СНГ, Балтии, Польша), любой человек имеет право получить доступ к архивным документам и работать с ними в читальном зале архива. Правда, здесь существуют определённые ограничения, связанные с тайной личной жизни, по-разному определяемые законодательством разных стран. В частности, для работы в архивах Украины и Белоруссии требуется нотариально заверенная доверенность от заказчика, разрешающая сбор сведений о его предках. Кроме того, ограничения действуют для документов, составляющих тайну личной жизни и хранящихся в ведомственных архивах. Для доступа к ним требуется зачастую не только доверенность, но и подтверждение родства.

Для работы в каждом архиве мы составляем письмо-отношение на имя директора архива. В этом письме указывается тема работы, её хронологические и географические рамки.

Таким образом, мы работаем в архивах официально, однако в большинстве случаев нашим специалистам удаётся установить с сотрудниками архива доброжелательные отношения и работать так, чтобы это было удобно и нам, и сотрудникам (это касается выдачи дел, копирования и т.д.). Это возможно благодаря тому, что в некоторых архивах наши специалисты бывают по нескольку раз в году (а в некоторых – и по нескольку раз в месяц), и мы ориентируемся на выстраивание отношений долговременного сотрудничества с этими учреждениями.

Подготовка к командировке предполагает составление технического задания на командировку: какие линии мы изучаем, каковы задачи по каждой линии, какие документы необходимо изучить. Важно во время подготовки установить административно-территориального деления тех населённых пунктов, с документами которых предстоит работать, а также определить приход и другие близлежащие церкви.

Итак, специалист приезжает в тот или иной архив. Первым делом он изучает описи фондов, содержащих генеалогическую источники, и определяет, какие документы необходимо заказать.

Дальше он заказывает дела и начинает их полистный просмотр, выявляя сведения о лицах с нужной фамилией или подходящими именем и отчеством (в случае, если мы имеем дело с бесфамильными).

Если архив разрешает копирование, мы заказываем копии. Наиболее распространено сейчас копирование своим фотоаппаратом, хотя иногда архив делает копии сам, в виде фотографий, сканов или ксерокопий.

Метки