Записи с меткой «лист дела»

Архивы. Архивный шифр

Каждый документ в архиве имеет архивный шифр, который позволяет найти его. Этот шифр нужен при заказе и дела.

В наших отчётах о генеалогических исследованиях мы обязательно приводим шифр каждого документа в расшифровке копии или выписке. Это позволяет заказчику, если у него возникнут какие-то вопросы по достоверности приведённых сведений, проверить их, например, позвонив в архив и узнав, есть ли там такое дело.

Архивный шифр включает в себя следующие элементы:

  • Название (полное или сокращённое) архива
  • Номер фонда
  • Номер описи
  • Номер единицы хранения (дела)
  • Номер листа в деле

При ссылках на документ архивный шифр может быть расширен: туда может быть добавлено название фонда или заголовок дела.

В некоторых архивах для заказа дела могут потребоваться также дополнительные сведения, например, номер коробки или связки. Этот момент нужно уточнять у сотрудников читального зала при заказе дел. При ссылке на дело в научном или генеалогическом исследовании эти элементы опускаются.

В целом архивный шифр имеет следующий вид:

Государственный архив Тульской области. Ф. 93. Оп. 2. Д. 788. Л. 73об. – 74 или ГАТО, ф. 93, оп. 2, д. 788, л. 73об. – 74.

Он означает, что эта метрическая запись находится на обороте листа 73 и лицевой стороне листа 74 в деле № 788, которое находится в описи 2 фонда 93 «Собрание метрических книг Тульской и Калужской губерний». Сам фонд хранится в Государственном архиве Тульской области.

Документы некоторых архивов могут иметь особенности в отношении шифров.

Например, некоторые фонды Российского государственного архива древних актов, сохранили особенности хранения древних государственных учреждений. Поэтому шифр крестоприводной книги в фонде Поместного приказа может быть таким:

РГАДА. Ф. 210. Поместный приказ. Белгородский стол. Кн. 97. Л. 747.

В Центральном архиве Министерства обороны, хотя все фонды и имеют свой номер, при ссылках он обычно опускается, приводится лишь название фонда, т.е. номер части:

ЦАМО. Ф. 456 СП. Оп. 112945с. Д. 32.

ЦАМО. Ф. 72 ГСД. Оп. 2. Д. 6

Архивы: Единица хранения. Архивное дело

Архивные документы объединяются в единицы хранения. Для бумажных документов единицей хранения является дело – отдельный документ или несколько документов, заключённых в обособленную обложку, папку или переплёт. Для других видов документов единица хранения определяется носителем: для кинодокументов – это рулон плёнки, для фотодокументов – кадр, для фонодокументов – кассета, валик или диск и т.п.

Иногда единицы хранения бумажных документов также имеют разные названия, указывающие на особенности их хранения. Например, в Российском государственном архиве древних актов в составе некоторых фондов выделяются столбцы – документы в виде бумажной ленты, на которых велось делопроизводство до конца XVII – начала XVIII вв. и книги. При заказе этих документов нужно указывать вид документов.

Разница между документом и единицей хранения иногда бывает важной. Так, в  некоторых архивах стоимость копирования зависит не только от количества листов, но и от числа документов. В качестве примера, когда единица хранения – это отдельный документ, можно привести диссертацию, хранящуюся в фонде университета. Напротив, дело о принятии российского подданства, включающее в себя прошение, переписку по этому поводу и решение властей, состоит из нескольких документов. К метрическим книгам и ревизским сказкам в разных архивах разное отношение: в некоторых действует принцип, что одно дело – это один документ, в большинстве случаев каждая запись считается отдельным документом.

В любом деле, выдаваемом из архивохранилища, листы должны быть пронумерованы от начала до конца, даже если какие-то документы в деле имеют свою нумерацию. Нумеруются именно листы, а не страницы. Лицевая сторона листа при этом имеет номер типа 1, 5, 7, оборотная – л. 1 об., 5 об., 7 об. Разворот (на котором находится метрическая запись или описание одной семьи в ревизской сказке) имеет нумерацию л. 5 об. – 6.

Каждая единица хранения имеет лист-заверитель, в котором указывается количество листов в деле (в т.ч. пропущенных и литерных), а также их физическом состоянии. На листе-заверителе также ставятся отметки о полистной проверке дела, которая может проводиться перед выдачей или после приёмки дела.

К каждому делу прилагается также лист использования. Каждый человек, который получил это дело для работы, обязан поставить дату, свою фамилию и подпись.

Метки