Записи с меткой «архивный фонд»

Архивы. Архивный шифр

Каждый документ в архиве имеет архивный шифр, который позволяет найти его. Этот шифр нужен при заказе и дела.

В наших отчётах о генеалогических исследованиях мы обязательно приводим шифр каждого документа в расшифровке копии или выписке. Это позволяет заказчику, если у него возникнут какие-то вопросы по достоверности приведённых сведений, проверить их, например, позвонив в архив и узнав, есть ли там такое дело.

Архивный шифр включает в себя следующие элементы:

  • Название (полное или сокращённое) архива
  • Номер фонда
  • Номер описи
  • Номер единицы хранения (дела)
  • Номер листа в деле

При ссылках на документ архивный шифр может быть расширен: туда может быть добавлено название фонда или заголовок дела.

В некоторых архивах для заказа дела могут потребоваться также дополнительные сведения, например, номер коробки или связки. Этот момент нужно уточнять у сотрудников читального зала при заказе дел. При ссылке на дело в научном или генеалогическом исследовании эти элементы опускаются.

В целом архивный шифр имеет следующий вид:

Государственный архив Тульской области. Ф. 93. Оп. 2. Д. 788. Л. 73об. – 74 или ГАТО, ф. 93, оп. 2, д. 788, л. 73об. – 74.

Он означает, что эта метрическая запись находится на обороте листа 73 и лицевой стороне листа 74 в деле № 788, которое находится в описи 2 фонда 93 «Собрание метрических книг Тульской и Калужской губерний». Сам фонд хранится в Государственном архиве Тульской области.

Документы некоторых архивов могут иметь особенности в отношении шифров.

Например, некоторые фонды Российского государственного архива древних актов, сохранили особенности хранения древних государственных учреждений. Поэтому шифр крестоприводной книги в фонде Поместного приказа может быть таким:

РГАДА. Ф. 210. Поместный приказ. Белгородский стол. Кн. 97. Л. 747.

В Центральном архиве Министерства обороны, хотя все фонды и имеют свой номер, при ссылках он обычно опускается, приводится лишь название фонда, т.е. номер части:

ЦАМО. Ф. 456 СП. Оп. 112945с. Д. 32.

ЦАМО. Ф. 72 ГСД. Оп. 2. Д. 6

Архивы. Архивный фонд

Центральным понятием архивного дела является архивный фонд. В архивоведении он определяется как совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица, которое называется фондообразователем.

Поясню, что такое фондообразователь. Например, я, Александр Воробьёв являюсь директором компании «Genealogic». При передаче в архив все те материалы, которые имеют отношение ко мне (к примеру, эти статьи или другие работы, которые я написал) попадут в личный фонд А.А. Воробьёва, тогда как документы компании «Genealogic», будь то приказы по кадрам или методички для наших сотрудников войдут в фонд Общества с ограниченной ответственностью «Genealogic».

Таким образом, архивный фонд может быть фондом государственного учреждения (например, Московское губернское по крестьянским делам присутствие или Верховный совет СССР), коммерческой организации (Товарищество Никольской мануфактуры «Саввы Морозова сын и Ко»), общественной организации (Русское историческое общество, Союз журналистов СССР), одного человека (Ключевский Василий Осипович, Твардовский Александр Трифонович) или целого рода (Бобринские, Толстые).

Архивные фонды могут быть и объединёнными. Они могут включать в себя, например, документы нескольких государственных учреждений, являющихся правопреемниками, или нескольких членов рода.

Кроме того, существуют архивные коллекции, которые формируются из отдельных архивных документов, имеющих общие признаки. Наиболее часто встречающимися в генеалогической практике коллекциями являются коллекции метрических книг или документов церквей какой-либо губернии или уезда. Существуют архивные коллекции, образованные по разным принципам, например, коллекция «Монастырские дела», объединяющая разрозненные документы монастырей XVII в. в Российском государственном архиве древних актов, или коллекция документов партизанского движения по Тульской области в период Великой Отечественной войны в Государственном архиве Тульской области.

Кино- и фотодокументы могут также иметь нефондовую организацию, объединяясь по видам или внешним признакам, например, фильмы, киножурналы, отдельные сюжеты и т.д.

Любой архивный фонд имеет своё название. В качестве названия используется последнее наименование его фондообразователя. Например, в Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга имеется фонд «Петроградская духовная консистория». Ранее это учреждение носило название Консистория епископа Санкт-Петер­бургского, Шлиссельбургского и архимандрита Свято-Троицкого Александро-Невского монастыря и Санкт-Петербургская духовная консистория. Для личных и семейных фондов используется фамилия и титул или звание: «Самарины, дворяне».

Каждому архивному фонду присваивается определённый номер. При этом учёт документов дореволюционного периода ведётся отдельно от документов советского периода, а также от документов партийных организаций. Документы советского периода имеют индекс «Р», например, фонд Р-390 «Пензенский уездный исполнительный комитет советов рабочих, крестьянских и солдатских депутатов». Документы партийных организаций имеют индекс «П», например, фонд П-4 «Новосибирский обком КПСС». Иногда фонды дореволюционного периода записываются с индексом «Ф», например фонд Ф-1 «Киевское губернское правление».

Номера фондов, которые были переданы в другой архив, уничтожены или объединены, остаются свободными.

В списке архивных фондов, который приводится, например, в путеводителе, для каждого фонда содержится указание на крайние даты документов, содержащихся в фонде. Они необязательно совпадают с датами существования учреждения или организации: самые ранние документы могут не сохраниться, самые поздние – появиться уже после ликвидации учреждения. Например, фонд духовной консистории может содержать клировые ведомости, которые были созданы уже после упразднения духовных консисторий, однако органически относятся именно к этому фонду.

Метки