Записи с меткой «архивный документ»

Архивы. Архивный шифр

Каждый документ в архиве имеет архивный шифр, который позволяет найти его. Этот шифр нужен при заказе и дела.

В наших отчётах о генеалогических исследованиях мы обязательно приводим шифр каждого документа в расшифровке копии или выписке. Это позволяет заказчику, если у него возникнут какие-то вопросы по достоверности приведённых сведений, проверить их, например, позвонив в архив и узнав, есть ли там такое дело.

Архивный шифр включает в себя следующие элементы:

  • Название (полное или сокращённое) архива
  • Номер фонда
  • Номер описи
  • Номер единицы хранения (дела)
  • Номер листа в деле

При ссылках на документ архивный шифр может быть расширен: туда может быть добавлено название фонда или заголовок дела.

В некоторых архивах для заказа дела могут потребоваться также дополнительные сведения, например, номер коробки или связки. Этот момент нужно уточнять у сотрудников читального зала при заказе дел. При ссылке на дело в научном или генеалогическом исследовании эти элементы опускаются.

В целом архивный шифр имеет следующий вид:

Государственный архив Тульской области. Ф. 93. Оп. 2. Д. 788. Л. 73об. – 74 или ГАТО, ф. 93, оп. 2, д. 788, л. 73об. – 74.

Он означает, что эта метрическая запись находится на обороте листа 73 и лицевой стороне листа 74 в деле № 788, которое находится в описи 2 фонда 93 «Собрание метрических книг Тульской и Калужской губерний». Сам фонд хранится в Государственном архиве Тульской области.

Документы некоторых архивов могут иметь особенности в отношении шифров.

Например, некоторые фонды Российского государственного архива древних актов, сохранили особенности хранения древних государственных учреждений. Поэтому шифр крестоприводной книги в фонде Поместного приказа может быть таким:

РГАДА. Ф. 210. Поместный приказ. Белгородский стол. Кн. 97. Л. 747.

В Центральном архиве Министерства обороны, хотя все фонды и имеют свой номер, при ссылках он обычно опускается, приводится лишь название фонда, т.е. номер части:

ЦАМО. Ф. 456 СП. Оп. 112945с. Д. 32.

ЦАМО. Ф. 72 ГСД. Оп. 2. Д. 6

Архивы

Несмотря на всё многообразие и эмоциональность рассказов родственников, главным основанием генеалогического поиска являются архивные документы. Именно они позволяют узнать историю своего рода в XIX и XVIII веках, а иногда даже более раннее время.

В очередном цикле статей я расскажу об архивах: о том, что такое архив, что представляет собой архивная система, как хранятся документы в архиве и как можно получить к ним доступ.

 

Архив и архивный документ

Архивный документ, по определению закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – это материальный носитель с зафиксированной в нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Как мы далее увидим, критерии значимости документов неоднократно менялись в ходе истории, что и определило состав и сохранность архивных фондов.

Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.

Само слово архив произошло от греческого archeion и латинского archivum, означающих присутственное место. В русском языке оно появляется во времена Петра I. В частности, в Генеральном регламенте 1720 г. говорится: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оныя три года в Канцелярии и в Конторе лежали, потом в Архив с роспискою Архивариусу отдаются».

Существует также понятие Архивный фонд Российской Федерации (равно как и понятия Национальный архивный фонд Украины и Национальный архивный фонд Республики Беларусь), которое означает всю совокупность архивных документов, которые имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и подлежат постоянному хранению. Другими словами, Архивный фонд Российской Федерации – это все документы, которые имеют ценность какого-либо рода для собственника или государства и должны храниться в архивах (причём как государственных, так и нет).

Метки