Архивы. Научно-справочный аппарат. Каталоги, картотеки, базы данных. Реестры описей. Описи

Каталоги, картотеки, базы данных

Ещё одним компонентом научно-справочного аппарата архива являются каталоги. Они похожи на библиотечные и имеют примерно ту же структуру. Каталоги бывают систематическими (составленными по отраслям знания), географическими (по населённым пунктам), именными (по именам известных деятелей). Несмотря на то, что каталоги в архивах иногда весьма обширны, в генеалогических исследованиях они помогают достаточно редко, поскольку составлялись для других целей и не охватывают нужных нам документов. Особенно это касается именных каталогов: как правило, он включает в себя лишь имена известных деятелей. Рассчитывать на то, что там удастся найти имена своих предков-крестьян, не стоит. Географический каталог, напротив, может помочь в поисках документов по истории мест.

Архивные картотеки формируются обычно на базе делопроизводственных картотек, использовавшихся в самом учреждении. Таких картотек достаточно много в Российском государственном историческом архиве (например, по документам Министерства императорского двора). Известностью пользуется картотека рождений в Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга, охватывающая записи по Санкт-Петербургской губернии с 1905 по 1917 гг. В большинстве случаев картотеки недоступны обычным исследователям и для получения информации из них нужна помощь сотрудников архива.

Во многих архивах создаются автоматизированные базы данных, представляющий собой справочный аппарат к часто используемым документам. Например, в некоторых архивах есть базы данных ревизских сказок, которые позволяют по названию населённого пункта или помещику найти, в каком дела и на каких листах находится описание нужной вам деревни. Подобные базы данных существуют иногда и по метрическим книгам.

Реестры описей

Во многих архивах имеются реестры описей – архивные справочники, которые характеризуют содержание документов, помещённых в каждую опись. Особенно это важно для больших фондов, у которых несколько десятков и даже сотен описей. Такие реестры позволяют определить, по какому принципу дела выделены в разные описи, и понять, какую опись нужно смотреть.

Описи и указатели к фондам

Об описях я уже говорил в одной из прошлых статей. Описи также являются частью научно-справочного аппарата архива.

Указатели охватывать документы одного или нескольких фондов. Он может быть приложением к описи или отдельным документом. Распространены, например, указатели метрических книг, которые представляют собой список населённых пунктов по уездам в алфавитном порядке с перечнем метрик, сохранившихся по каждой церкви (иногда даже с указанием листов, на которых они расположены). Встречаются и указатели к ревизским сказкам, где расписаны населённые пункты, описанные в том или ином деле.

Архивы. Научно-справочный аппарат. Обзоры

Обзоры документов – это ещё один вид архивных справочников. В обзорах описываются отдельные комплексы архивных документов, обычно с их источниковедческим анализом. Обзор может быть посвящён отдельному фонду или какой-либо теме.

Из полезных в генеалогических исследованиях обзоров по архивам нужно назвать серию «Еврейский архив» общества «Еврейское наследие». В книгах этой серии описываются источники по истории евреев в архивах России (федеральных и региональных, есть отдельные выпуски по документам Российского государственного архива древних актов и Российского государственного военно-исторического архива), Украины (Центральный государственный исторический архив Украины во Львове, архив Житомирской области и т.д.) и Беларуси (архив Гродненской области).

По федеральным архивам России существует, например, обширная литература, описывающая отдельные фонды Российского государственного архива древних актов. Это, к примеру, издание из 21 тома «Описание документов и бумаг Московского архива министерства юстиции», расписывающее документы приказов XVI – XVII вв. и содержащее, в частности, указатель писцовых книг, или книга Н.Н. Оглоблина «Обозрение столбцов и книг Сибирского приказа», содержащая, помимо всего прочего, указатели источников по генеалогии Сибири. Существует также обширная литература по другим федеральным архивам России, а также архивам Украины и Беларуси, со списком которой можно ознакомиться на сайте «Архивы России», «Архивы Украины», «Архивы Беларуси».

Архивы. Научно-справочный аппарат. Путеводители

Любой архив имеет научно-справочный аппарат (НСА), т.е. систему справочников, содержащих информацию о документах этого архива. Кроме того, научно-справочный аппарат существует и на уровне Архивного фонда Российской Федерации (равно как и на уровне Национальных архивных фондов Украины и Республики Беларусь) – в виде межархивных справочников и других изданий.

Архивные справочники составляются на единой методической основе, а потому позволяют быстро и эффективно находить нужную информацию.

Рассмотрим основные виды научно-справочного аппарата в том порядке, как обычно они и используются.

Путеводитель

Путеводитель – это вид архивного справочника, в котором содержатся краткие сведения о фондах архива (или нескольких архивов).

В виде краткого справочника или подробного описания путеводители существуют ко всем федеральным и региональным архивам. Однако многие из них были изданы в советский период и могут не полностью отражать содержание фондов архива. Однако ведётся постоянное обновление путеводителей по архивам, множество прекрасных изданий было издано в последние годы.

Все путеводители по федеральным архивам и значительная часть путеводителей по региональным архивам России указаны на сайте «Архивы России». Путеводители по украинским архивам перечислены на сайте «Архивы Украины», по белорусским – на сайте «Архивы Беларуси». Там же можно многие путеводители в электронном виде.

В путеводителе всегда разделяются фонды дореволюционного периода от фондов советского и современного периода. Иногда могут также дополнительно выделяться фонды периода Временного правительства и Белого движения.

Остановлюсь подробнее на типичной схеме построения путеводителя по региональному архиву, указав разделы, в которых описаны документы с генеалогической информацией:

  • Органы власти и государственного управления – губернское правление, волостные правления (посемейные списки).
  • Органы сословного, городского и земского самоуправления – дворянские собрания (дела о дворянстве, дворянские родословные книги), городские думы и мещанские управы (мещанские списки и различные дела о мещанах).
  • Органы полиции и жандармерии
  • Органы суда и прокуратуры
  • Учреждения военного управления – рекрутские присутствия, присутствия по воинской повинности
  • Органы финансово-хозяйственного управления и статистические учреждения – казённые палаты, уездные казначейства (ревизские сказки, мещанские списки и т.д.), губернские статистические комитеты (документы Всероссийской переписи 1897 г. и Сельскохозяйственной переписи 1917 г.)
  • Промышленные и торговые организации и учреждения
  • Учреждения просвещения, культуры и медицины – средние и высшие образовательные учреждения (личные дела, списки учителей и учащихся)
  • Религиозные учреждения – духовные консистории, фонды церквей (метрические книги, исповедные росписи, клировые ведомости), духовные правления (дела о священно- и церковнослужителях).
  • Общественные организации
  • Фонды личного происхождения и архивные коллекции – коллекции метрических книг.

Фонды путеводителя могут описываться как отдельно, так и по группам. Обычно описание включает в себя название фонда, крайние даты документов, содержащихся в нём, краткую историческую справку о фондообразователе. Главная часть – это список документов с их аннотациями. Хорошо составленное описание позволяет оценить, помогут ли документы этого фонда в исследовании.

В конце путеводителя обычно находится список неаннотируемых фондов. В путеводителях, изданных в советский период, на него необходимо обращать особое внимание, так как туда часто выносились фонды духовных консисторий, церквей и коллекции метрических книг.

Архивы. Архивный шифр

Каждый документ в архиве имеет архивный шифр, который позволяет найти его. Этот шифр нужен при заказе и дела.

В наших отчётах о генеалогических исследованиях мы обязательно приводим шифр каждого документа в расшифровке копии или выписке. Это позволяет заказчику, если у него возникнут какие-то вопросы по достоверности приведённых сведений, проверить их, например, позвонив в архив и узнав, есть ли там такое дело.

Архивный шифр включает в себя следующие элементы:

  • Название (полное или сокращённое) архива
  • Номер фонда
  • Номер описи
  • Номер единицы хранения (дела)
  • Номер листа в деле

При ссылках на документ архивный шифр может быть расширен: туда может быть добавлено название фонда или заголовок дела.

В некоторых архивах для заказа дела могут потребоваться также дополнительные сведения, например, номер коробки или связки. Этот момент нужно уточнять у сотрудников читального зала при заказе дел. При ссылке на дело в научном или генеалогическом исследовании эти элементы опускаются.

В целом архивный шифр имеет следующий вид:

Государственный архив Тульской области. Ф. 93. Оп. 2. Д. 788. Л. 73об. – 74 или ГАТО, ф. 93, оп. 2, д. 788, л. 73об. – 74.

Он означает, что эта метрическая запись находится на обороте листа 73 и лицевой стороне листа 74 в деле № 788, которое находится в описи 2 фонда 93 «Собрание метрических книг Тульской и Калужской губерний». Сам фонд хранится в Государственном архиве Тульской области.

Документы некоторых архивов могут иметь особенности в отношении шифров.

Например, некоторые фонды Российского государственного архива древних актов, сохранили особенности хранения древних государственных учреждений. Поэтому шифр крестоприводной книги в фонде Поместного приказа может быть таким:

РГАДА. Ф. 210. Поместный приказ. Белгородский стол. Кн. 97. Л. 747.

В Центральном архиве Министерства обороны, хотя все фонды и имеют свой номер, при ссылках он обычно опускается, приводится лишь название фонда, т.е. номер части:

ЦАМО. Ф. 456 СП. Оп. 112945с. Д. 32.

ЦАМО. Ф. 72 ГСД. Оп. 2. Д. 6

Архивы. Опись

Ориентироваться по фонду можно с помощью описи, в которой перечислены все дела в фонде. К каждому фонду существует своя опись, иногда их бывает несколько (в некоторых случаях даже десятки или сотни).

Архивная опись отражает организацию дел внутри фонда. Дела обычно объединяются внутри фонда в соответствии со структурой организации или содержанием архива частного лица, которые сдали свои документы на хранение. Описи могут быть также сформированы по темам или видам документов, населённым пунктам и т.п. Внутри этих делений документы обычно располагаются в хронологическом порядке.

Если фонд большой, то описи в нём могут различаться по структурному или содержательному принципу, а также содержать документы разных лет или периодов. Например, в составе фонда Департамента герольдии Правительствующего Сената (фонд 1343 Российского государственного исторического архива) есть опись 15, содержащая документы Гербового отделения Департамента, описи 40 и 41, содержащие дела о потомственном и личном почётном гражданстве, опись 51 с родословными книгами и т.п. Иногда документы, переданные в более позднее время (например, метрические книги, присоединённые к фонду духовной консистории после передачи документов из ЗАГС), образовывают отдельные дополнительные описи.

В Центральном архиве Министерства обороны многие описи в фондах частей (особенно полков) – сдаточные. Они создавались при передаче из штаба армии в архив и имеют сквозную нумерацию, например, 7800с или 112945с.

В описи обычно присутствуют следующие элементы:

1) номер дела (по которому и осуществляется заказ дела);

2) заголовок дела и в некоторых случаях его аннотация;

3) крайние даты документов в деле;

4) количество листов в деле.

В разное время существовали разные принципы описания документов, поэтому описи разного периода включают в себя разный объём информации. Вот пример описания дела 1654 г. из фонда Малороссийского приказа Российского государственного архива древних актов, опись которого была составлена в дореволюционный период (РГАДА. Ф. 229. Оп. 1. Д. 23):

Список с письма гетмана Богдана Хмельницкого к государю царю Алексею Михайловичу о присяге России на вечную службу и подданство и о том, что турецкий султан готов идти войной на Россию.

Крайние даты документов и количество листов в деле также являются очень важными элементами описи (хотя они имеются далеко не везде). Например, крайние даты списков рядового и сержантского состава в документах какой-либо части в Центральном архиве Министерства обороны, если нам известно, когда погиб разыскиваемый человек, позволяют понять, нужно ли заказывать это дело или нужного нам человека там уже не будет. Количество листов в отношении разного рода списков (например, мещанских списков или ревизских сказок) даст понять, нужно ли заказывать это дело в первую очередь: дела небольшого объёма обычно представляют собой фрагменты или обобщающие материалы, и их изучают по остаточному принципу.

Архивы: Единица хранения. Архивное дело

Архивные документы объединяются в единицы хранения. Для бумажных документов единицей хранения является дело – отдельный документ или несколько документов, заключённых в обособленную обложку, папку или переплёт. Для других видов документов единица хранения определяется носителем: для кинодокументов – это рулон плёнки, для фотодокументов – кадр, для фонодокументов – кассета, валик или диск и т.п.

Иногда единицы хранения бумажных документов также имеют разные названия, указывающие на особенности их хранения. Например, в Российском государственном архиве древних актов в составе некоторых фондов выделяются столбцы – документы в виде бумажной ленты, на которых велось делопроизводство до конца XVII – начала XVIII вв. и книги. При заказе этих документов нужно указывать вид документов.

Разница между документом и единицей хранения иногда бывает важной. Так, в  некоторых архивах стоимость копирования зависит не только от количества листов, но и от числа документов. В качестве примера, когда единица хранения – это отдельный документ, можно привести диссертацию, хранящуюся в фонде университета. Напротив, дело о принятии российского подданства, включающее в себя прошение, переписку по этому поводу и решение властей, состоит из нескольких документов. К метрическим книгам и ревизским сказкам в разных архивах разное отношение: в некоторых действует принцип, что одно дело – это один документ, в большинстве случаев каждая запись считается отдельным документом.

В любом деле, выдаваемом из архивохранилища, листы должны быть пронумерованы от начала до конца, даже если какие-то документы в деле имеют свою нумерацию. Нумеруются именно листы, а не страницы. Лицевая сторона листа при этом имеет номер типа 1, 5, 7, оборотная – л. 1 об., 5 об., 7 об. Разворот (на котором находится метрическая запись или описание одной семьи в ревизской сказке) имеет нумерацию л. 5 об. – 6.

Каждая единица хранения имеет лист-заверитель, в котором указывается количество листов в деле (в т.ч. пропущенных и литерных), а также их физическом состоянии. На листе-заверителе также ставятся отметки о полистной проверке дела, которая может проводиться перед выдачей или после приёмки дела.

К каждому делу прилагается также лист использования. Каждый человек, который получил это дело для работы, обязан поставить дату, свою фамилию и подпись.

Архивы. Архивный фонд

Центральным понятием архивного дела является архивный фонд. В архивоведении он определяется как совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица, которое называется фондообразователем.

Поясню, что такое фондообразователь. Например, я, Александр Воробьёв являюсь директором компании «Genealogic». При передаче в архив все те материалы, которые имеют отношение ко мне (к примеру, эти статьи или другие работы, которые я написал) попадут в личный фонд А.А. Воробьёва, тогда как документы компании «Genealogic», будь то приказы по кадрам или методички для наших сотрудников войдут в фонд Общества с ограниченной ответственностью «Genealogic».

Таким образом, архивный фонд может быть фондом государственного учреждения (например, Московское губернское по крестьянским делам присутствие или Верховный совет СССР), коммерческой организации (Товарищество Никольской мануфактуры «Саввы Морозова сын и Ко»), общественной организации (Русское историческое общество, Союз журналистов СССР), одного человека (Ключевский Василий Осипович, Твардовский Александр Трифонович) или целого рода (Бобринские, Толстые).

Архивные фонды могут быть и объединёнными. Они могут включать в себя, например, документы нескольких государственных учреждений, являющихся правопреемниками, или нескольких членов рода.

Кроме того, существуют архивные коллекции, которые формируются из отдельных архивных документов, имеющих общие признаки. Наиболее часто встречающимися в генеалогической практике коллекциями являются коллекции метрических книг или документов церквей какой-либо губернии или уезда. Существуют архивные коллекции, образованные по разным принципам, например, коллекция «Монастырские дела», объединяющая разрозненные документы монастырей XVII в. в Российском государственном архиве древних актов, или коллекция документов партизанского движения по Тульской области в период Великой Отечественной войны в Государственном архиве Тульской области.

Кино- и фотодокументы могут также иметь нефондовую организацию, объединяясь по видам или внешним признакам, например, фильмы, киножурналы, отдельные сюжеты и т.д.

Любой архивный фонд имеет своё название. В качестве названия используется последнее наименование его фондообразователя. Например, в Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга имеется фонд «Петроградская духовная консистория». Ранее это учреждение носило название Консистория епископа Санкт-Петер­бургского, Шлиссельбургского и архимандрита Свято-Троицкого Александро-Невского монастыря и Санкт-Петербургская духовная консистория. Для личных и семейных фондов используется фамилия и титул или звание: «Самарины, дворяне».

Каждому архивному фонду присваивается определённый номер. При этом учёт документов дореволюционного периода ведётся отдельно от документов советского периода, а также от документов партийных организаций. Документы советского периода имеют индекс «Р», например, фонд Р-390 «Пензенский уездный исполнительный комитет советов рабочих, крестьянских и солдатских депутатов». Документы партийных организаций имеют индекс «П», например, фонд П-4 «Новосибирский обком КПСС». Иногда фонды дореволюционного периода записываются с индексом «Ф», например фонд Ф-1 «Киевское губернское правление».

Номера фондов, которые были переданы в другой архив, уничтожены или объединены, остаются свободными.

В списке архивных фондов, который приводится, например, в путеводителе, для каждого фонда содержится указание на крайние даты документов, содержащихся в фонде. Они необязательно совпадают с датами существования учреждения или организации: самые ранние документы могут не сохраниться, самые поздние – появиться уже после ликвидации учреждения. Например, фонд духовной консистории может содержать клировые ведомости, которые были созданы уже после упразднения духовных консисторий, однако органически относятся именно к этому фонду.

Архивы

Несмотря на всё многообразие и эмоциональность рассказов родственников, главным основанием генеалогического поиска являются архивные документы. Именно они позволяют узнать историю своего рода в XIX и XVIII веках, а иногда даже более раннее время.

В очередном цикле статей я расскажу об архивах: о том, что такое архив, что представляет собой архивная система, как хранятся документы в архиве и как можно получить к ним доступ.

 

Архив и архивный документ

Архивный документ, по определению закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – это материальный носитель с зафиксированной в нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Как мы далее увидим, критерии значимости документов неоднократно менялись в ходе истории, что и определило состав и сохранность архивных фондов.

Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.

Само слово архив произошло от греческого archeion и латинского archivum, означающих присутственное место. В русском языке оно появляется во времена Петра I. В частности, в Генеральном регламенте 1720 г. говорится: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оныя три года в Канцелярии и в Конторе лежали, потом в Архив с роспискою Архивариусу отдаются».

Существует также понятие Архивный фонд Российской Федерации (равно как и понятия Национальный архивный фонд Украины и Национальный архивный фонд Республики Беларусь), которое означает всю совокупность архивных документов, которые имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и подлежат постоянному хранению. Другими словами, Архивный фонд Российской Федерации – это все документы, которые имеют ценность какого-либо рода для собственника или государства и должны храниться в архивах (причём как государственных, так и нет).

Семейный архив: фотографии, вещи, книги и статьи

Фотографии – это чрезвычайно ценная часть семейного архива. В документах, которые хранятся в государственных архивах, фотографии являются большой редкостью. У нас было несколько случаев, когда фотографии присутствовали в личных делах о службе и учёбе дореволюционного периода, однако регулярно они начинают встречаться в документах лишь после 1950-х гг.

В связи с этим семейный архив является практически единственным источником образов ваших предков.

Вещи ваших родственников – тоже своеобразная часть семейной истории. Это может быть швейная машинка или посуда с гербом, ордена и медали или фамильная драгоценность. И конечно, особую роль играют такие семейные реликвии, как фамильные иконы.

Некоторые из этих вещей помогут вам в генеалогическом поиске, например, награды такого уровня, как орден Красной Звезды или Красного Знамени, которые принадлежали вашему деду. Зная об этих наградах можно вести поиск по картотеке награждённых в Центральном архиве Министерства обороны.

Другие из вещей могут не только помочь, но и стать одним из вопросов в истории вашего рода. Например, герб, нанесённый на посуду или на печатку, не всегда принадлежит мужской ветви вашего рода. Он может относиться и к какой-либо из боковых линий рода, и найти его в этом случае – не всегда простая задача.

Приятно помогать людям обрести какую-либо реликвию их семьи. Например, нам удалось найти фамильную икону – складень, принадлежавший роду нашего заказчика в конце XIX в., и помочь в его приобретении.

Отдельно стоит сказать о книгах и статьях, написанных вашими родственниками и предками. Это могут быть научные и художественные произведения, как опубликованные, так и нет.

В тех случаях, когда это имеет смысл, мы проводим исследование каталогов библиотек, чтобы выявить сочинения предков и родственников наших заказчиков. В ряде случаев мы переиздаём эти книги или статьи репринтом, и они становятся частью домашней библиотеки наших клиентов.

Например, сейчас у нас в работе находится несколько книг, которые описывают подвиги солдат военного и мирного времени, собранные предком нашего заказчика, а также устав для солдат, который был им составлен и несколько раз переиздавался в начале XX в.

Семейный архив: письма, воспоминания, дневники

Письма, дневники и воспоминания относятся к группе документов, которые в исторической науке называются источниками личного происхождения. Сегодня я расскажу о том, чем они могут быть полезны для генеалогического исследования.

Выделяются несколько видов таких источников:

Дневники. В этом виде источников события фиксировались тогда же, когда они происходили, а потому в них содержится множество деталей, которые обычно не попадают в воспоминания. Дневники позволяют полнее всего понять образ жизни и мыслей человека.

Мемуары-автобиографии. В них автор описывает свою жизнь, выбирая для описания те события, которые важны в первую очередь для него самого. В них часто содержатся сведения о семье автора, его родственниках, что чрезвычайно ценно для генеалогического исследования. Можно встретить даже воспоминания о семье, с генеалогическими деревьями, какими-то своими наработками в виде отдельного произведения.

Мемуары-«современные истории». В этих документах автор рассказывает о каких-либо значимых общественных событиях со своей точки зрения, которую он хочет донести до своих современников и потомков. В чистом виде такие документы встречаются нечасто, однако очень часто описание каких-либо событий является частью дневников или воспоминаний-автобиографий.

Письма. Охарактеризовать в двух словах всё многообразие писем довольно сложно. Это могут быть и дореволюционные открытки-поздравления, и письма с фронта, и письма родственников, и письма девушке из армии.

Все источники личного происхождения ценны прежде всего тем, что в них виден образ автора, который их создавал, его взгляды на мир, на происходящие события. Однако это видение автора связано и с тем, что он может выделять одни факты и скрывать другие: как осознанно (например, считая что-то неважным или недостойным того, чтобы записать), так и неосознанно (забывая что-то). Кроме того, не стоит забывать и о внешнем давлении, которое вынуждало автора умалчивать, говорить иносказательно и т.д.

Скажем подробнее о том, что дают источники личного происхождения в плане генеалогических исследований:

  • События, даты и места. Например, в воспоминаниях может говориться, когда и где родился, жил, работал или служил автор источника или какой-то другой человек.
  • Люди – семья, друзья и знакомые, коллеги, сослуживцы и т.д. Через людей, биография, которых известна, вы сможете найти сведения и о своём родственнике или предке.

Для писем чрезвычайно важен также адрес. Адрес может, например, указывать место жительства (благодаря чему можно, например, вести поиск по домовым книгам). Стоит сказать отдельно о номере полевой почты в письмах военного периода, которая позволяет определить часть, в которой служил человек, что даёт основания для поиска в Центральном архиве Министерства обороны.

Страница 7 из 10« Первая...678...Последняя »
Метки