Архивы. Архивный шифр

Каждый документ в архиве имеет архивный шифр, который позволяет найти его. Этот шифр нужен при заказе и дела.

В наших отчётах о генеалогических исследованиях мы обязательно приводим шифр каждого документа в расшифровке копии или выписке. Это позволяет заказчику, если у него возникнут какие-то вопросы по достоверности приведённых сведений, проверить их, например, позвонив в архив и узнав, есть ли там такое дело.

Архивный шифр включает в себя следующие элементы:

  • Название (полное или сокращённое) архива
  • Номер фонда
  • Номер описи
  • Номер единицы хранения (дела)
  • Номер листа в деле

При ссылках на документ архивный шифр может быть расширен: туда может быть добавлено название фонда или заголовок дела.

В некоторых архивах для заказа дела могут потребоваться также дополнительные сведения, например, номер коробки или связки. Этот момент нужно уточнять у сотрудников читального зала при заказе дел. При ссылке на дело в научном или генеалогическом исследовании эти элементы опускаются.

В целом архивный шифр имеет следующий вид:

Государственный архив Тульской области. Ф. 93. Оп. 2. Д. 788. Л. 73об. – 74 или ГАТО, ф. 93, оп. 2, д. 788, л. 73об. – 74.

Он означает, что эта метрическая запись находится на обороте листа 73 и лицевой стороне листа 74 в деле № 788, которое находится в описи 2 фонда 93 «Собрание метрических книг Тульской и Калужской губерний». Сам фонд хранится в Государственном архиве Тульской области.

Документы некоторых архивов могут иметь особенности в отношении шифров.

Например, некоторые фонды Российского государственного архива древних актов, сохранили особенности хранения древних государственных учреждений. Поэтому шифр крестоприводной книги в фонде Поместного приказа может быть таким:

РГАДА. Ф. 210. Поместный приказ. Белгородский стол. Кн. 97. Л. 747.

В Центральном архиве Министерства обороны, хотя все фонды и имеют свой номер, при ссылках он обычно опускается, приводится лишь название фонда, т.е. номер части:

ЦАМО. Ф. 456 СП. Оп. 112945с. Д. 32.

ЦАМО. Ф. 72 ГСД. Оп. 2. Д. 6

Прочтите также

Один комментарий на “Архивы. Архивный шифр”

  • Фаик Ахундов:

    Мне очень хотелось бы узнать об архивном деле под кодировкой, ЦГИА СССР, ф. 1473, оп.1, ед.хр. 37, л. 783-788 об. Этот документ непосредственно относится к истории нашего села и школы. Будьте любезны.

Оставить комментарий

Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписатьсяi без комментирования.

Метки